Ti connetti alla call, e per dieci minuti si parla del tempo. Poi si entra nel vivo, e capisci che bastava una mail. Le riunioni inutili sono uno dei tormenti che raccogliamo in questa puntata di Ciao Ami Podcast, e a giudicare dai vostri messaggi, cringiano voi quanto noi. Perché tra ami, di ore buttate in meeting che non decidono niente ne abbiamo collezionate parecchie.
Non è una sensazione, è un dato. Le riunioni pianificate male sono una perdita di tempo e di soldi, e lo small talk infinito le allunga senza aggiungere nulla. La buona notizia, si riesce a fare di meglio.
Quanto ci costano le riunioni inutili
Partiamo dai numeri, che fanno impressione. Uno studio globale condotto su oltre 2.300 professionisti ha rilevato che il 58 per cento del tempo passato in riunione è percepito come superfluo, l’equivalente di circa 26 giornate di lavoro sprecate all’anno a testa. E non finisce lì, il 59 per cento dei meeting genera altri incontri di chiarimento, perché non porta a decisioni chiare. Riunioni che creano altre riunioni, un capolavoro.
Lo conferma anche la ricerca. Steven Rogelberg, uno dei massimi esperti di scienza delle riunioni, ha rilevato che il 71 per cento dei meeting è considerato improduttivo dagli stessi manager che li convocano. Spesso sono teatro aziendale più che lavoro vero.
C’è pure il capitolo tecnologia, che nelle call peggiora tutto. Lo stesso studio ha rilevato che tre riunioni ibride su quattro hanno almeno un problema tecnico, tra chi non si sente, chi non si vede e chi resta tagliato fuori. Aggiungete i primi dieci minuti persi ad aspettare i ritardatari e a chiedere mi sentite, e il conto delle ore buttate sale ancora.
E non è un problema da poco, se si guarda l’insieme. In molte aziende i manager passano circa metà del loro tempo in riunioni, e una fetta enorme di quel tempo non produce decisioni. Sono ore sottratte al lavoro vero, alla concentrazione, alla vita fuori dall’ufficio. Ecco perché quando qualcuno propone l’ennesima call, la richiesta più sana è, ci serve o basta scriverlo.
Perché la call poteva essere una mail
Il problema non sono le riunioni in sé, servono eccome per allinearsi e decidere insieme. Il problema è convocarle per riflesso automatico, senza un obiettivo. Molte servono a dare un aggiornamento che stava in tre righe, o a discutere una cosa che una chat avrebbe risolto in cinque minuti. In puntata lo diciamo chiaro, se una call si riassume in una mail, quella call è una delle tante riunioni inutili che ci rubano la giornata.
Il vero problema, come diciamo in puntata, è lo small talk che non finisce mai. Un conto è un saluto veloce, un altro è passare un quarto d’ora sul meteo prima di iniziare. Nelle riunioni grandi, con tante persone collegate, l’attesa si dilata, arriva sempre l’ultimo, si ricomincia da capo. Il tempo di tutti, moltiplicato per il numero dei presenti, diventa una montagna di ore che nessuno conta.
Il tema è talmente sentito che alcune aziende ci hanno costruito sopra delle regole. C’è chi ha introdotto i mercoledì senza riunioni, chi ha cancellato in blocco i meeting ricorrenti, e chi ha creato un calcolatore che mostra in tempo reale quanto costa in stipendi la stanza piena di persone. Una ricerca del MIT ha rilevato che tagliare le riunioni del 40 per cento fa salire la produttività del 71 per cento, grazie a più autonomia e meno stress.
Il punto non è demonizzare gli incontri, ma usarli quando servono. Tante cose si risolvono in modo asincrono, un messaggio, un documento condiviso, una nota vocale che ognuno ascolta quando vuole. Così chi deve lavorare lavora, senza interrompersi ogni ora per collegarsi. La riunione torna a essere quello che dovrebbe, il momento in cui si decide qualcosa insieme, non il riflesso automatico per ogni pensiero che passa.
Come fare meno riunioni inutili
Qualche regola pratica, che tra ami proviamo a seguire. Prima di convocare, chiedetevi se serve una riunione o basta un messaggio. Se serve, mettete un obiettivo chiaro e un ordine del giorno, e tenetela corta, sotto i quaranta minuti quando potete. Invitate soltanto chi decide o chi serve sul serio, non mezza azienda per sicurezza. E per chi arriva dopo, registrate e lasciate il link, così nessuno rifà la riunione da capo. Come diciamo in puntata, asciughiamo e fatturiamo.
Vale anche al contrario, da chi le riunioni le convoca. Se siete voi a organizzarle, chiedetevi ogni volta qual è la decisione da prendere, e invitate le persone che servono a prenderla. Una riunione con un obiettivo chiaro e cinque persone giuste vale più di un incontro fiume con venti spettatori. Il rispetto per il tempo altrui, in fondo, è una forma di educazione professionale. E chi rispetta il tempo degli altri, quasi sempre, si fa ricordare bene, anche più di chi riempie i calendari di incontri.
Fonti
- Il costo delle riunioni improduttive, studio Jabra, il Giornale
- Ridurre le riunioni inutili, dati Rogelberg e MIT, Best Tech Partner
- Un’app che calcola il costo dei meeting, Rivista Studio
Ascolta la puntata
Nella puntata di Ciao Ami Podcast, DrAMI Cringiami, passiamo in rassegna le cose che vi fanno storcere il naso, dalle call infinite allo small talk che non muore mai. Se avete un aneddoto da riunione che poteva essere una mail, raccontatecelo a ciaoamipodcast@gmail.com o in DM su Instagram @ciaoamipodcast. Ascoltate l’episodio qui sotto.
